|
Что такое автоматизация?
В последнее время тема автоматизации документооборота стала как никогда
актуальной. Компании, достигшие достаточной степени организационной зрелости и
осознания протекающих в них процессов, пытаются использовать средства
автоматизации документооборота для дальнейшего улучшения своей деятельности.
Однако, несмотря на огромный интерес к данной теме, предложение рынка
существенно отстает от все возрастающей потребности. Менеджеры информационных
систем сталкиваются с большими проблемами при выборе программного обеспечения,
которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач, которые
ставят перед ними руководители компаний. Возможно, данная статья несколько
упростит решение данных проблем.
Что значит "автоматизировать документооборот компании"
Приступая к автоматизации задач документооборота, надо изначально разделить
собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные
процессы обработки документов и внедрение платформы для подобной автоматизации.
Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации
документооборота является смешивание двух этих задач.
Вообще говоря, конечных приложений автоматизации документооборота можно
насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:
• регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)
• электронный архив документов
• согласование и утверждение ОРД
• контроль исполнения документов и поручений
• автоматизация договорного процесса
• библиотека регламентов управленческих процедур
• оформление командировок
• организация внутреннего информационного портала предприятия и его
подразделений
• система контроля знаний должностных инструкций … Очень часто функции обработки
документов являются частью бизнес процессов, уже
автоматизированных с помощью различных программных технологий. Вот несколько
примеров подобных задач:
• поддержка процесса формирования документов в бюджетном процессе
• управление процессом публикаций и наполнения WEB сайта
• отслеживание процесса обработки накладной за границами системы складского
учета
• архив документов и система контроля и уведомления о своевременности
взаимодействий в приложении управления контактами
• подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами
• подсистема утверждения платежных документов
• и пр.
В принципе, можно внедрять перечисленные приложения по отдельности «с нуля», не
вкладываясь в создание дополнительной инфраструктуры. Однако подобный подход,
вполне применимый при автоматизации традиционных приложений, не позволяет
достичь основного эффекта от внедрения комплекса приложений автоматизации
документооборота, в силу специфики данной группы приложений, а именно:
Множество приложений на одном рабочем месте. В обычных приложениях
(бухгалтерская программ, систем складского учета и пр.) пользователь работает с
информацией в рамках одного автоматизированного рабочего места, и редко выходит
за его пределы. Приложения
документооборота автоматизируют базовые процессы управления, в организации,
которые охватывают большинство сотрудников. В связи с этим каждый сотрудник
вынужден использовать на своем рабочем месте весь комплекс приложений и
соответственно осваивать интерфейс каждого приложения.
Специфичность приложений. В приложениях автоматизации документооборота
закрепляется опыт и управленческие Know-How компании. В связи с этим приложения
специфичны для конкретной организации. Опыт показывает, что даже такие типовые
процедуры как согласование договоров, канцелярия, процедуры оформления
командировочных документов могут существенно различаться в компаниях даже со
сходной структурой бизнеса.
Нерегулярное использование приложений. Пользователь взаимодействует с функциями
приложений апериодически по мере необходимости выполнения определенной функции в
бизнес процессе. Он может выполнять определенную функцию крайне редко, например,
участвовать в согласовании текста годового отчета. Все это требует во-первых,
определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложение
должно сообщать ему, что и когда он должен сделать; во-вторых, обеспечивать
унифицированный интерфейс для различных функций в различных процессах обработки
документов.
Необходимость организации общего информационного пространства. Положения данного
класса накапливают информацию об основных аспектах деятельности сотрудников
организации. В связи с эти, необходимо уделять особое внимание общности
механизмов поиска, извлечения знаний, накопления статистической информации и
анализа процессов. При этом важно иметь доступ к информации о занятости
сотрудников в различных бизнес процессах. Наличие подобных интегрированных
механизмов позволит получить качественно новую информацию о работе организации.
Необходимость гибких инструментов модификации приложений. Основной задачей
автоматизации документооборота является перенос в область автоматизации
формализованной части управленческого процесса. Но сам процесс формализации
является периодическим и итеративным. По мере внедрения определенного процесса
выявляются его недостатки и необходимость внесения изменений в его структуру.
Таким образом, приложения в области автоматизации документооборота принципиально
не могут быть реализованы в виде жестких автоматизированных рабочих мест, и
требуют возможности модификации в процессе их эксплуатации.
Необходимость последовательной автоматизации. Принципиальная невозможность
автоматизации всех управленческих процедур в компании единовременно, требует
возможности постепенного наращивания ее мощности и поэтапной автоматизации
отдельных контуров документооборота без изменений базовой инфраструктуры системы
и, в особенности, клиентских приложений.
Сложность управления комплексом приложений. При последовательном внедрении
большого количества приложений, автоматизирующих отдельные задачи обработки
документов, не интегрированных в единую систему, существенно усложняется и
удорожается их сопровождение. Это в конечном итоге может свести на нет эффект от
автоматизации и требует внедрения приложений в рамках единой системы
администрирования и сопровождения.
Все это делает невозможным эффективное внедрение всего комплекса приложений
автоматизации документооборота при отсутствии их тесной интеграции. Именно эту
задачу и призвано обеспечить создание комплексной системы автоматизации
документооборота. При подобном подходе задача разрабатывается на два этапа, а
именно – внедрение платформы для автоматизации документооборота и реализация не
ее базе комплекса интегрированных приложений.
Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:
• Удешевление разработки и внедрения конечных приложений
• Обеспечение удобства пользователя и унификацию интерфейса всех приложений
• Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений
• Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного
поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях
• Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля
исполнения
• Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о
скорости и своевременности исполнения этапов бизнес-процессов
Как уже было отмечено, в сознании широких масс автоматизаторов не существует
четкого разделения между задачами внедрения платформы автоматизации
документооборота и собственно автоматизации отдельных задач обработки
документов. При этом базовые поставки всех платформ автоматизации
документооборота представленных сегодня на рынке практически не включают в свой
состав законченных приложений.
И именно поэтому мы наблюдаем достаточно много случаев, когда компании, покупая
дорогостоящую систему без наличия четкого плана ее использования и понимания ее
функциональных возможностей, не добиваются планируемого результата, что приводит
к скепсису относительно самой возможности комплексного решения задачи
автоматизации документооборота.
При реализации набора не интегрированных
приложений первые внедрения обходятся относительно недорого, однако, при
внедрении большого количества приложений, с одной стороны, существенно
удорожается стоимость их сопровождения и обучения персонала, с другой -
возникает необходимость их интеграции (например, необходимость построения
отчетов включающих информацию из множества источников), что приводит к
дополнительным издержкам. Помимо этого, пользователи по мере развития системы
вынуждены работать со множеством приложений с разнородным интерфейсом, что также
снижает эффективность их работы.
Внедрение платформы автоматизации избавляет от всех этих проблем, и даже более
того, по мере накопления опыта использования системы, все меньше усилий
необходимо тратить на внедрение очередного приложения и существенно снижаются
риски неудачного внедрения.
Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые преимущества, обладает и
недостатками, из которых главными являются высокая стоимость начальных шагов
внедрения и риски не оправдать ожидания от внедрения платформы в краткосрочном
периоде.
Из анализа рынка автоматизации можно сделать следующий вывод, если перед
организацией стоит задача оперативного решения только нескольких конкретных
задач, например, создание архива документов, автоматизации канцелярии., то более
рациональным является покупка или размещение заказа на разработку именно этого
набора приложений, и нет необходимости заботиться о внедрении комплексной
системы. Ее внедрение потребует гораздо больше финансовых вложений, времени и
усилий персонала.
Варианты выбора
На российском рынке, в отличие от западного, сегодня имеется весьма ограниченное
количество возможностей выбора платформ для реализации рассматриваемой задачи.
К сожалению, необходимость русификации пользовательского интерфейса, учета
морфологии русского языка в подсистемах поиска, и относительно низкая
покупательная способность отечественных компаний ставят существенный барьер
проникновению систем на Российский рынок. Так как использовать не
русифицированную систему, не имеющую в России достаточной поддержки не
представляется сколько-нибудь перспективным, то выбор ограничивается системами
следующих производителей:
Microsoft. Компания Microsoft в качестве основы комплексной системы
автоматизации документооборота предлагает использовать продукт Microsoft .NET
Frame Work платформу сервер в комплекте с клиентским приложением Microsoft
Outlook. Помимо этого предлагается использовать продукт Microsoft Sharepoint
Portal Server в качестве архива документов и средства организации корпоративного
Intranet/Extranet портала. Также компания предоставляет полный набор средств для
организации On-line взаимодействий.
IBM/Lotus. Компания IBM предлагает в качестве базового средства автоматизации
документооборота использовать платформу Lotus Notes, помимо этого имеется
возможность дополнить базовую функциональность средствами организации архива
документов Domino.doc, WorkFlow подсистемой Domino.Workflow, и рядом
дополнительных средств для организации групповых взаимодействий.
Documentum. Данная компания представлена на рынке одноименным продуктом,
представляющим собой мощный архив документов, с возможностью разработки учетных
объектов, средствами управления жизненным циклом и автоматизации бизнес
процессов обработки документов.
Humminbird. Данная компания является владельцем группы продуктов PC Docs –
корпоративного сервера архива документов и Fulcrum – мощной поисковой системы
StaffWare. Компания Staff Ware является ведущим в мире производителем WorkFlow
систем, и соответственно предлагает строить комплексную систему автоматизации
документооборота базируясь на функциях управления бизнес процессами
Все перечисленные продукты являются открытыми системами, и являются именно
платформами для разработки приложений. Более того, на базе каждого из них
различными компаниями разработано достаточное количество приложений, которые
можно использовать при создании комплексной системы.
Отечественные производители, к сожалению, пока не разработали равных по мощности
продуктов. Большинство из продуктов реализуют функции определенного контура
автоматизации документооборота (например, система ДЕЛО – автоматизация
канцелярии и делопроизводства, Евфрат – создание архива документов и пр.).
Имеется группа продуктов, реализующих набор приложений на базе системы Lotus
Notes (Босс-Референт, Office Media, Эскадо и пр.).
На сегодня не существует идеального выбора базовой платформы для внедрения
системы автоматизации документооборота компании. Любое решение потребует
дополнительных усилий не только на разработку комплекта приложений, но и по
дополнению базовых инструментов предоставляемых платформой.
Таким образом, менеджерам информационных систем приходится принимать решение о
внедрении платформы в непростых условиях. Однако уже сегодня можно предпринять
усилия обеспечивающие базу для внедрения комплексной системы автоматизации
документооборота в организации.
|
